Auditoria em condomínios – Saiba como evitar fraudes
Um dos maiores desafios apresentados por uma administradora de condomínios é a prestação de contas correta e a transparência das contas do condomínio. Afinal, estamos falando de grandes valores e um grande número de pessoas, na maioria das vezes. Quando acontecem muitas arrecadações extras e o condomínio continua em mau estado de conservação e o síndico ou a administradora não consegue prestar contas, sinal vermelho. Esse dinheiro pode estar tomando um rumo diferente.
Fazer uma auditoria condominial significa certificar-se de que todas as entradas e saídas de dinheiro estão sendo feitas corretamente, verificando se todas as movimentações financeiras possuem recibos que comprovem a sua origem e destino, além de conferir se tudo está sendo feito de acordo com o orçamento aprovado pela assembleia. Existem dois tipos de auditorias para condomínios:
- Auditoria investigativa: que busca comprovar casos de fraudes, desvio de verbas ou superfaturamento dentro do condomínio, obtendo provas para mover ação contra o responsável pela administração de condomínios, sindico ou gestão condominial.
- Auditoria preventiva: serve para averiguar se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, procurando evitar possíveis inconvenientes futuros. Ideal que aconteça mensalmente ou trimestralmente.
A profissionalização da gestão financeira e da gestão tributária de um condomínio pode contribuir para maior transparência nos gastos e para um melhor aproveitamento de recursos financeiros uma vez que a constante movimentação de dinheiro e contas aumenta a possibilidade de erros, omissões e situações que podem lesar o condomínio.
Um auditor tem a capacidade de apontar práticas como concessão de descontos indevidos, direcionamento de compras para determinados fornecedores, superfaturamento, criação de falsa demanda para compra de bens ou serviços e desvios de recursos acobertados por documentos falsos.
Os principais documentos que são consultados em uma auditoria são:
- Atas de assembleia.
- Estatuto, regimento interno e convenção do condomínio.
- Pareceres do Conselho Fiscal.
- Balancetes e prestação de contas mensais.
- Contas mensais.
- Contratação de obras e manutenções.
- Recibo de compras de materiais.
- Relatório de inadimplentes.
- Recolhimento de impostos e contribuições sindicais.
- Folha de pagamento de funcionários.
- Contratos de profissionais – do condomínio ou terceirizados (ex: síndicos profissionais)
Quando o condomínio deve contratar uma auditoria? – Prestação de contas
A auditoria deve ser contratada quando há desconfiança em relação ao síndico. Essa suspeita geralmente parte dos moradores e do Conselho Fiscal, cuja tarefa é ficar de olho nas contas do condomínio. Para evitar essa insegurança, é recomendado que os condomínios contratem o serviço de auditorias preventivas, para conferir se está tudo certo com a prestação de contas e se há formas de aperfeiçoar a contabilidade.
De forma geral, a prática é recomendada para condomínios grandes que movimentam montantes de dinheiro mensalmente e precisam prestar contas para um vasto número de condôminos.
Qual o papel do síndico durante a auditoria condominial?
A principal função do síndico é disponibilizar toda a documentação exigida e colaborar para que o trabalho seja feito da melhor forma. O conselho também deve se mostrar aberto para oferecer informações, pareceres e documentação necessária para facilitar o trabalho do auditor.
O que fazer em caso de fraude no condomínio?
Se a auditoria constatar a presença de fraudes, cabe ao condomínio unir as provas e recorrer à justiça. Quando a administração do condomínio é feita pelo síndico, ele poderá ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto pelo Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a 4 anos de prisão e multa.
Vantagens da auditoria em condomínios
- Transparência financeira e fiscal.
- Aumento da confiança dos moradores com relação à administradora.
- Prevenção contra fraudes.
- Segurança fiscal e trabalhista.
- Organização de documentos.
- Revisão de processos.
- Ferramenta de gestão.
A tecnologia pode ser um grande aliado na hora da realização de uma auditoria e existem sistemas especializados em gestão que podem facilitar na gestão de documentos, criação de relatórios e, até mesmo, prestar contas. Coloque a tecnologia do seu lado para facilitar nos processos de gestão do condomínio, pois o trabalho manual, por si só, pode não ser suficiente para lidar com um grande número de boletos e contratos referentes ao condomínio.
Para mais informações sobre esse e outros assuntos, acompanhe nosso blog!
Referências: https://blog.alterdata.com.br/auditoria-em-condominios-saiba-como-fazer/; https://www.sindiconet.com.br/informese/auditorias-em-condominios-administracao-fraudes; https://www.direcionalcondominios.com.br/sindicos/materias/item/1224-como-funciona-uma-auditoria-de-contas-no-condominio.html; https://blog.townsq.com.br/auditoria-em-condominios/;
Comentários