Como organizar uma reunião de condomínio?

Como organizar uma reunião de condomínio? Dicas para uma boa experiência em uma assembleia com condôminos.

A reunião de condomínio é um evento importante e que exige atenção para uma série de detalhes. Além de ser um compromisso do síndico com os condôminos, é nessa assembleia que o síndico encontra a oportunidade para relatar os próprios atos administrativos e para ouvir as demandas coletivas. A reunião do condomínio é um dos momentos mais importantes do trabalho de síndico. É nessa reunião que todos os moradores, proprietários e seus representantes se reúnem para discutir e tomar decisões sobre assuntos que afetam a vida em comunidade.

Porém, nem todo condomínio consegue contar com reuniões tranquilas e pacíficas. Vamos repassar algumas dicas para que o síndico esteja pronto para quando chegar a hora de aprovar uma obra, alteração no regimento interno ou convenção de condomínio ou ajuste no valor da taxa de condomínio.

Como organizar uma reunião de condomínio?

• Inicialmente é necessária a preparação dos participantes. É de suma importância, no momento anterior à assembleia, que seja realizada uma convocação. Dessa maneira, as decisões tomadas nessa coletividade podem ser anuladas judicialmente.
• Prepare uma pauta objetiva, clara e que englobe todos os assuntos que serão abordados durante o encontro. É indispensável que isso seja feita para que uma boa reunião aconteça.
• Limite o número de assuntos para no máximo cinco, a fim de não tornar o encontro cansativo.
• Disponibilize para cada condômino todo tipo de informação possível antes da reunião. Dessa maneira eles terão tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até trocar algumas ideias com os vizinhos.
• Utilize a internet como um aliado importante. Crie uma lista de e-mails, mídias sociais, site do condomínio, blogs, fóruns, assembleia virtual, entre outros. Existem diversas ferramentas que podem auxiliar o síndico ou um corpo administrativo de um condomínio para facilitar a comunicação e a execução de uma boa reunião.
• Informe todos os condôminos com antecedência.
• Use mensagens atrativas na convocação da reunião como, “sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio”, “os ausentes, por lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”.
• Importante a participação do síndico e da administradora no chamado dos moradores para a reunião com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes e na véspera da assembleia.
• Prepare uma apresentação. Utilize, dependendo da disponibilidade, de recursos áudio visuais nas apresentações. Faça uma apresentação com tópicos e sucinta. Uma vez que as informações são expostas de maneira simples, ajuda na fácil compreensão das pessoas e na concentração dos presentes.
• Nomeie uma assistência. Durante a reunião chame algum condômino para ajudar a cuidar da ordenação dos documentos que serão utilizados no encontro e para tomar notas que serão escritas na ata da assembleia.

A preparação de uma reunião de condomínio é tão importante quanto a sua execução. Os detalhes passados acima são cruciais para que o síndico mantenha o encontro sob controle e de acordo com a legislação. Além disso, um condômino também tem o direito de marcar uma reunião de condomínio por conta própria. O Art. 1.355 determina que assembleias extraordinárias podem ser convocadas por um quarto dos condôminos. Logo, os moradores podem se organizar, montar um abaixo-assinado e exigir que seja realizada uma assembleia do condomínio mesmo sem o aval do síndico.

Referências: Townsq, SindicoNet, Conad Serviços