Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente. Porém, vivendo em um condomínio, essas duas características se tornam fundamentais para o síndico e/ou síndico profissional. Parte do processo de transparência e a prestação de contas do condomínio anual, é obrigatória conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil. É de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão.

Desta forma, para que a gestão do atual síndico e/ou síndico profissional seja transparente, é importante que seja feita a contratação de uma empresa administradora de condomínios BH que disponibilizem os balancetes de forma analítica mensalmente atrás de portais na internet com acesso restrito aos condôminos, bem como, de forma sintética, disponibilize prestação de contas no boleto de condomínio inerente ao mês anterior. Deve ser o síndico profissional e sua administradora de condomínios BH prestar qualquer tipo de esclarecimentos necessários a gestão.

Como fazer a prestação de contas juntamente a uma administradora de condomínios BH

Caso seu condomínio conte com um síndico profissional, é importante que ele saiba realizar a organização de tais relatórios junto com a administradora de condomínios. Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que exige preparação. Diversos documentos devem ser reunidos e contabilizados e, se você é síndico de primeira viagem, conte com o seu síndico profissional para que você não se perca no meio de toda essa papelada. Temos algumas explicações abaixo dessa documentação que deve ser entregue na hora da prestação de contas.

  • Relatório de Orçamento – Deve-se revisar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
  • Relatório de Receitas – Documento que se divide em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Deve-se acrescentar multas por atraso na taxa condominial (previsto na lei de condomínio e convenção de condomínio) em condôminos inadimplentes. Outra possível receita é o valor de alugueis de espaços comuns do condomínio.
  • Relatório de despesas – Para facilitar o entendimento, faça uma divisão desse relatório em 3 contas:
    1. Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, síndico profissional, administradora de condomínios BH, etc.
    2. Variáveis: manutenções programadas ou gastos que tenham uma variação do valor mensal.
    3. Extras: obras ou consertos extraordinários.
  • Balancete – É o resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual. A prestação de contas pode ser feita de forma mensal, através desse documento.
    1. Saldo do Mês: diferença entre as receitas e despesas do mês vigente.
    2. Saldo atual: total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor, basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo do mês atual.

Documentação necessária para prestação de contas – Síndico Profissional

Para fazer e apresentar uma prestação de contas é necessário ter em mãos alguns documentos. Caso esteja com problema para obter todos esses documentos, contate o seu síndico profissional ou a sua administradora para ajudar.

  • Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, do síndico profissional e das empresas terceirizadas.
  • AVCB e as copias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, para raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
  • Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise da potabilidade de água.

Depois de ter esses documentos em mãos, é necessário montar uma pasta de prestação de contas, e ela deve ser composta pelo relatório de orçamento, relatório de receitas, relatório de despesas e balancete, como falamos acima. É importante que dar destaque para condôminos inadimplentes com relação as multas previstas na lei de condomínio e convenção de condomínio.

Organização – Planilha de prestação de contas de condomínio

Já apresentamos quais documentos precisam estar na sua prestação de contas. Porém, é importante entender como organizar essas informações. Com o avanço da tecnologia, cada vez mais as pessoas estão deixando de utilizar documentos físicos e estão trabalhando em documentos online. Para melhorar a organização do síndico, o síndico profissional pode, juntamente com a administradora de condomínios, apresentar soluções práticas de organização de documentos, como as planilhas.

Prazo para prestação de contas – Convenção de condomínio

Segundo o Artigo 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico profissional é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente – importante lembrar que essas informações devem estar presentes na convenção de condomínio. É importante deixar claro, também, que o próprio síndico, em contato com o síndico profissional deve disponibilizar essa prestação sempre que for solicitada por algum condômino.

Apesar desse detalhe na lei, existem profissionais do meio jurídico que defendem que um condômino sozinho não possui legitimidade para propor uma ação de prestação de contas. De acordo com esses especialistas, o síndico profissional deve prestar contas perante a assembleia como um todo.

O ideal é que essa prestação aconteça nas reuniões de condomínio, durante a Assembleia Geral Ordinária e que aconteça no início de todo ano. Contudo, cada síndico profissional deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção de condomínio.

Se o síndico profissional não convocar uma assembleia para apresentar a prestação de contas, os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de ¼ de condôminos.

Preparação para apresentação da prestação de contas – Síndico Profissional

É importante que a apresentação da prestação seja feita de maneira clara e simples para os condôminos. A mensagem principal tem que ser passada aos condôminos sem deixar dúvidas ou maus entendidos. É importante que um síndico profissional e a administradora faça essa organização para ajudar o síndico residente. Algumas dicas:

  • Prepare-se antes do dia da reunião – reúna as informações e monte uma apresentação junto com o síndico profissional.
  • Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos.
  • Prepare uma apresentação visualmente estimulante.
  • Divida tudo em categorias.

Durante a Assembleia de Prestação de Contas é importante que o conselho fiscal esteja presente. O conselho, o síndico profissional e um representante da administradora são a base dessa Assembleia. Caso no seu condomínio não tenha um síndico profissional, reúna-se com os conselheiros e a administradora. Assim você vai poder otimizar seu tempo e fazer uma ótima apresentação de prestação de contas.

Referências: Townsq, Sindico NET, Condomínios SC

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